Работа с базой

image
image
image

Внесение изменений в базу точек (клиентов)

Репсли SFA позволяет вносить неограниченное количество измнений в базу клиентов.

Все изменения вносятся в систему в течение нескольких минут и авчтоматически становятся доступны для представителей.

Любые корректировки базу точек (клиентов) руководитель может леоать самостттоятельно, без помощь программистов.

 

Добавить новые точки (клиентов)

Внести измнения в текущую базу

Удалить точки (клиентов)

Перезакрепить точки (измнение территории, представителя)

 

Добавить новые точки

Шаг 1

Во вкладке "Точки" задаем все необходимые фильтры, для формирования массива точек

Шаг 2

Выделяем точки, в которые необходимо внести изменения.

Можно выбрать несколько, либо выбрать весь массив,который предлагает Репсли, опираясь на заданные фильтры:

Шаг 3

Выгружаем сформированный файл из Репсли в формате Excel:

Шаг 4

Вносим новые точки в Excel файл.

*Важно, чтобы коды у новых точек были уникальны, именно по кодам Репсли "понимает" добавлять новую точку или вносить изменения в старую.

Коды могут быть произвольными или совпадать с кодами из 1С,Битрикс и т.д., если вы одновременно ведете клиентскую базу в нескольких системах удобнее будет использовать одинаковые коды.

Для внесения "Новой точки" необходимо заполнить несколько обязательных полей в Excel файле:

  • код точки
  • название точки
  • адрес точки
  • террритория(если есть деление по территориям)
  • код и имя представителя(если есть деление по представителям)
  • активный

Остальные поля могут быть заполнены позднее, если это необходимо.

Новые точки и обязательные колонки на примере выделены желтым цветом:

Шаг 5

После формирования файла выделяем необходимый массив данных в Excel и через функцию "Копировать-вставить" заливаем его в Репсли, используя вкладку "Импорт":

Шаг 6

Подтверждаем все колонки в таблице и нажимаем кнопку "Импорт":

 

Шаг 7

Репсли продемонстрирует вам какие именно измнения будут вноситься в базу. Если вас все устраивает, нажимаете на кнопку "Подтвердить":

Шаг 8

Можно проверить, внесены ли измнения в базу и вбить данные одной из точек в строку "Поиск" во вкладке "Точки":

 

Внести измнения в текущую базу

Важно! При внесении изменений в текущую базу можно менять информацию во всех колонках, кроме колонки  "КОД". Именно по этой колонке Репсли ориентируется хотите ли вы внести новую точку или отредактировать старую.

Для того чтобы внести измнения в текущую базу Репсли необходимо:

Шаг 1

Во вкладке "Точки" задаем все необходимые фильтры, для формирования массива точек:

Шаг 2

Выделяем точки, в которые необходимо внести изменения

Можно выбрать несколько точек, либо выбрать весь массив,который предлагает Репсли, опираясь на заданные фильтры:

Шаг 3

Выгружаем сформированный файл из Репсли в формате Excel:

Шаг 4

Вносим изменения в Excel файл, во все необходимые колонки. Например,в примере измения будут вноситься в адреса и теги точек.

Вы можете вносить неограниченное количество измненией в базу Репсли. Загрузка обновленной базы займет не больше 1 минуты.

Шаг 5

После формирования файла выделяем необходимый массив данных в Excel и через функцию "Копировать-вставить" заливаем информацию в Репсли, используя вкладку "Импорт":

Шаг 6

Подтверждаем все колонки в таблице и нажимаем кнопку "Импорт":

Шаг 7

Репсли продемонстрирует вам какие именно измнения будут вноситься в базу. Если вас все устраивает, нажимаете на кнопку "Подтвердить".

Шаг 8

Можно проверить, внесены ли измнения в базу и вбить данные одной из точек в строку "Поиск" во вкладке "Точки"

 

Удалить точки

Есть несколько способов удалить точки (клиентов) из базы Репсли.

Важно! Точки из репсли не удаляются окончательно, они становятся неактивными, для того, чтобы в любой момент вы могли вернуть клиентов в базу и сохранить собранную по ним статистику. Например, если у вас сезонный бизнес и количество точек продаж увеличиваетсмя или уменьшается в зависимости от сезона, данная функция Репсли будет актуальна.Не нужно каждый раз добавлять и удалять точки (клиентов), достаточно сделать их активными/неактивными.

1 способ

Шаг 1

Во вкладке "Точки" задаем все необходимые фильтры, для формирования массива точек:

Шаг 2

Выделяем точки, в которые необходимо внести изменения.

Можно выбрать несколько точек, либо весь массив,который предлагает Репсли, опираясь на заданные фильтры

Шаг 3

Выгружаем сформированный файл из Репсли в формате Excel:

Шаг 4

Вносим изменения в Excel файл. В данном случае нам необходимо внести измнения только в 1 колонку "Активный".

Активные-доступные точки отражаются в файле Excel со статусом "True".

Если вы хотите сделать честь/все точки в списке неактивными, то в колонке "Активный" вы прописываете новый статус "False":

Шаг 5

После формирования файла выделяем необходимый массив данных в Excel и через функцию "Копировать-вставить" заливаем информацию в Репсли, используя кнопку "Импорт":

Шаг 6

Подтверждаем все колонки в таблице и нажимаем кнопку "Импорт".

В данном случае достаточно загрузить в Репсли 3 колонки: код точки, имя точки, колонку "Активный":

Шаг 7

Репсли продемонстрирует вам какие именно измнения будут вноситься в базу. Если вас все устраивает, нажимаете на кнопку "Подтвердить".

Шаг 8

Можно проверить, внесены ли измнения в базу и вбить данные одной из точек в строку "Поиск" во вкладке "Точки".

 

2 способ

Данный способ быстрее и не требует выгрузки массива данных по точкам в Excel.

Шаг 1

Во вкладке "Точки" задаем все необходимые фильтры, для формирования массива точек:

Шаг 2

Выделяем точки, в которые необходимо внести изменения

Можно выбрать несколько точек, либо весь массив,который предлагает Репсли, опираясь на заданные фильтры:

Шаг 3

Нажимаем активную клавишу "Изменить":

Шаг 4

Во вкладке "Действия" выбираем вариант измнений для точек "Неактивный". В примере мы делаем наеативными всего 5 точек, так как они подходили под нужные нам фильтры. Неактивными/ Активными можно делать неограниченное количество точек:

Шаг 5

Нажимаем на активную клавишу в правом верхнем углу "Применить изменения".

 

Перезакрепить точки (измнение территории, представителя)

Для того, чтобы прикрепить определенный список точек к конкретному представителю/представителям или для того, чтобы прикрепить точки к определенной территории,можно использовать панель быстрого управления во вкладке "Точки".

Шаг 1

Во вкладке "Точки" задаем все необходимые фильтры, для формирования массива точек.

Рассмотрим ситуацию, когда нам необходимо перезакрепить часть точек с одного представителя на другого:

В качетсве фильтра мы используем  "Привязать представителя"

И выбираем точки из списка, которые мы хотим прикрепить к дугому представителю:

Внимание! Есть возможность прикрепить нескольких представителей к 1 точке (клиенту).

Шаг 2

Далее выбираем точки, часть, либо все:

Шаг 3

Во вкладке "Представители" выбираем того/тех представителей, на которых мы хотели бы перезакрепить точки:

Шаг 4 

Нажимаем на активную клавишу в правом верхнем углу "Применить изменения".

 

Шаг 3 (2)

По этой же схеме можно изменить территории у точек:

Во вкладке "Территория" выбираем ту территорию, на которую мы хотели бы перенести точки:

Шаг 4 

Нажимаем на активную клавишу в правом верхнем углу "Применить изменения".

Комментарии ()